公司新聞

十種早期征兆提醒您的ERP系統即將陷入崩潰

發布人:超創信息      時間:2017-8-26

企業資源規劃(簡稱ERP)系統負責將來自不同部門的軟件與服務整合為一套具有凝聚力的協作體系。如果沒有ERP方案對采購活動、客戶訂單以及金融交易等系統的協調,現代企業的運營效率將受到嚴重影響。

然而,ERP系統的高度集成特性也使其難于維護及更新。事實上,不少ERP系統已經過時或者需要進行重大調整。另外,也有不少企業出于成本及靈活性的考量而有意將ERP遷移至云端。這一切都令ERP系統本身成為一種隱性災難。

為此,我們與多位經驗豐富的ERP專家進行了溝通,并總結出以下十種ERP系統即將崩潰的早期征兆。希望這一切能夠為大家帶來有益的啟示。

做出大規模技術升級

盡管消費者可能傾向于購買最新型號的智能手機,但企業在選擇新型方案時卻往往比較保守——這一點在ERP領域尤為重要。

如果您的ERP版本遠高于原本計劃使用的版本,那么此輪升級很可能帶來諸多挑戰,甚至給原有業務帶來災難性的影響。另外,您也需要有針對性地調整規劃與預算假設,從而真正將業務需要同技術方案聯系起來。

忽視業務部門的參與

技術部門與業務部門之間往往很難找到理想的平衡點。這一難題在ERP領域也同樣存在。

世界上不存在完美的ERP方案——如果大家積極同業務部門接洽,那么對方無疑會對問題采取寬容的態度。相反,如果您一意孤行,那么所有負面后果都會引發沖突。吸引用戶的最好方法就是向業務部門解釋ERP變更會對日常工作帶來哪些影響。只有順暢溝通之后,升級工作才有可能取得理想結果。

高估員工對于云版本解決方案的適應能力

多年以來,成本節約與靈活性優勢一直是云服務的主要賣點。然而在云端實現ERP時,員工的實際適應能力往往會成為巨大瓶頸。

考慮到云版本ERP系統仍然需要強大的內部治理與支持作為配合,大家需要評估云遷移規劃的成本主張與假設。例如,如果我們假設云版本ERP帶來的效率提升足以抵消員工不適應造成的負面影響,請意識到這一假設往往基于早已過時的原有工作定義。事實上,在完成遷移之后,業務用戶可能會更加依賴于ERP支持人員并要求其更為廣泛地參與到日常工作當中。

項目要求太過宏觀且不夠明確

一切ERP相關項目都必然包含升級、強化與轉換這幾大要素。在這里,正確進行需求分段將直接決定項目的最終命運。

這意味著我們必須制定更為具體的ERP項目要求,確保其滿足各個用戶群體的實際需要。

具體而明確的要求還能夠幫助大家更輕松地判斷項目本身是否成功。具體來說,如果當前要求為“簡化財務流程”,如此模糊的前提顯然很難得出明確的成效判斷。

依賴遺留技術可能帶來風險

部分ERP項目單純關注對舊有系統的維護——但這有時反而會帶來更為糟糕的結果。

必須承認,某些類型的ERP調整舉措可能會增加風險。例如,為了支持擴展工作而承擔額外成本正是一類警示征兆,這意味著我們已經受困于遺留技術方案。除了人才培養帶來的挑戰之外,源自遺留系統的依賴性還可能引發更為嚴重的風險安全風險。

存在太多例外情況

如果長時間身處大型企業當中,異常請求的數量必然相當可觀。這通常屬于治理流程不力引發的結果,且最終會對ERP系統產生嚴重影響。

在設計出標準化流程之后,各類需要特殊處理的意外狀況都會破壞固有制度——這意味著用戶會認為可以通過“例外”方式得到自己想要的結果。

ERP治理流程的開發不需要涉及多層行政體系。要解決例外情況,您應建立起常設業務與技術決策委員會。通過此類流程,您將能夠避免一切可能影響系統設計的問題。

高度依賴Excel

微軟Excel確實非常強大,且可謂世界上規模最大的非正式ERP系統。然而,如果用戶使用Excel的頻率過高,則證明您的ERP項目存在問題。這意味著您的ERP系統未能以用戶友好方式提供服務,且用戶可能需要自行查看多種數據來源以完成日常工作。要解決這個問題,我們需要每月或者每季度詢問用戶定期使用的Excel文件的情況,并以此為基礎調整ERP方案。

過度使用新興技術方案

新興工具與系統確實令人興奮不已,但盲目引入新型技術成果往往會削弱您的ERP系統。千萬不要本末倒置,以技術推動決策流程。大家應將技術視為支持自身獲得業務成果的工具。只有這樣,我們才能真正傾聽業務用戶的意見,并有針對性地作出技術選擇。

將合規性視為事后舉措

如果您的ERP項目主管將合規性視為“項目完成后才需要考慮的工作”,請立馬將其撤掉。金融服務、醫療衛生、制藥以及能源等監管要求較高的行業對于合規性的要求尤為嚴苛,這意味著我們必須從起步時即將合規性保障納入ERP系統的設計考量。

將內部環境中的種種假設帶入云端

內部部署型ERP方案與其云版本存在巨大差異。事實上,大多數企業往往在內部方案中使用70%的原有配置加30%的定制化配置。相比之下,大多數云ERP方案的定制空間更小,因為服務供應商需要客戶以更加標準化的方式進行使用,旨在促進整體更新。

寫在最后

在企業當中成功構建起大規模領先項目是IT領導者必須具備的一項關鍵能力。因此無論是對ERP進行升級或是改善其網絡基礎架構,培養員工知識水平抑或是進行項目遷移,您都需要著眼于各個層面確保企業能夠借此保持競爭優勢。